Ihr zuverlässiger IT-Dienstleister

Hauptnavigation / Main Navigation

E-Mail-Archivierung

Mit der Verlagerung von papierbasierten Prozessen hin zu rein elektronischen Prozessen muss verstärkt Gewicht auf eine korrekte Speicherung aller zum Prozess gehörigen Nachrichten geachtet werden.

Dabei erfolgt die Archivierung der Emails nicht zum Selbstzweck. Neben dem Genügen rechtlicher Vorgaben, Compliance-Vorschriften oder interner Regelungen steht selbstverständlich auch der Dokumentationsaspekt im Vordergrund: Bei Fragen zu einem abgeschlossenen Geschäft, einem fertiggestellten Projekt etc. kann es gerade längere Zeit später relevant sein, ob ein Archiv existiert und wie gut es organisiert ist.

Ansätze zur E-Mail-Archivierung

So vielfältig, wie sich die im Unternehmen gewachsenen E-Mail-Lösungen darstellen, so umfangreich ist die Zahl der verfügbaren Systeme zur E-Mail-Archivierung. Grundsätzlich stellt sich für den Anwender die Frage, ob eine vergleichsweise einfach einzuführende, rein auf E-Mails abzielende Lösung zum Einsatz kommen soll, oder ob nicht etwa gleich in ein umfassendes Enterprise Content Management System mit einer Vielzahl von Schnittstellen und Optionen archiviert werden soll, wobei der Übergang von der reinen E-Mail-Lösung bis hin zur ECM Lösung hinsichtlich der Produktpalette fließend ist.

Sofern ein integriertes Content Management System bereits verfügbar ist, und die entsprechenden Module für eine revisionssichere Archivierung angeboten werden, ist diese Lösung sicher der Königsweg. Elektronische Unterlagen können projekt- und vorgangsbezogen gemeinsam mit den elektronischen Nachrichten archiviert werden und bei einer Anfrage aus dem System abgefragt werden.

Abhängig von den im Unternehmen verfügbaren Produkten und Systemen können aber auch andere Lösungen zum gewünschten Ziel führen, wenn diese über die benötigten Eigenschaften verfügen und sich einfach in die Systemlandschaft integrieren lassen.

Beratungsleistungen der Actisis GmbH

Wir beraten Sie gerne bei der Spezifizierung und Ausgestaltung eines für Ihr Unternehmen passenden E-Mail Archivierungssystems. Wir unterstützen Sie bei der Erstellung eines Pflichtenheftes und der Produktauswahl. Gerne Evaluieren wir auch die von Ihnen eingesetzte Lösung hinsichtlich gesetzlicher Konformität (Vollständigkeit, Aufbewahrungsfristen, Retrieval etc.) und der Erfüllung für Sie relevanter Compliance Regelungen.